Подробная информация об электронных трудовых книжках

Основным документом, который содержит сведения о рабочем стаже гражданина, является трудовая книжка. Это документ, в котором указываются все работодатели, должности, а также периоды работы на том или ином месте. Трудовая книжка необходима как для работников, так и для организаций. Кроме этого, этот документ является основным при подсчете стажа, дающего право на получение пенсионных выплат.

Однако с развитием современных технологий привычные формы документов уходят в прошлое. Касается это и трудовых, представляющих собой небольшие книжицы на бумажном носителе. С 2020 года в нашей стране начинается процедура учета стажа в цифровой форме, но при желании работника сведения останутся на бумажном носителе и как таковой отмены не произойдет.

Электронные трудовые книжки

На сегодняшний день электронный документооборот приобретает все большую популярность и используется во многих сферах деятельности. Дискуссии же о том, переводить в электронный формат трудовые книжки или нет, ведутся довольно давно.

Противники перевода заявляют о том, что большая часть работодателей не готова отказаться от традиционного использования бумажных документов. Кроме этого, электронный формат неминуемо потребует специальной отчетности, что ляжет дополнительной нагрузкой на предприятия и бизнес.

Сторонники же введения электронных книжек говорят об упрощении документооборота, положительные стороны которого ощутят на себе, в первую очередь, граждане. Кроме этого, данные о трудовой деятельности, хранящиеся в электронном виде, имеют большую степень сохранности по сравнению с бумажными документами.

В целом, государство учло данные факты и приняло соответствующее постановление о переходе на иной формат, который начнет осуществляться с 2020 года.

Бланк трудовой книжки выглядит следующим образом:

Последние новости о переходе

С момента начала дискуссии о целесообразности введения электронных книжек не было общего понимания того, каким образом должен осуществляться данный переход. Предлагались самые различные подходы, в том числе и связанные с постепенной заменой бумажных документов.

Процедура перехода стала очевидной в декабре 2019 года. Именно тогда был принят Федеральный закон от 16.12.2019 года № 439-ФЗ, который и внес изменения в действующий свод законов.

Следует отметить, что в тексте нормативных документов не фигурируют слова «электронная трудовая книжка». В то же время теперь ТК РФ обязывает работодателей предоставлять соответствующую информацию в ПФР в электронном виде. Однако гражданин при необходимости может получить сведения в кратчайшие сроки для предоставления по месту требования.

Что должен делать работодатель, чтобы перейти на электронные трудовые книжки

Изменения, связанные с переходом на новую форму, затронут, в первую очередь, работодателей. Именно поэтому, по сути, 2020 год является переходным в этом отношении, то есть периодом, когда организации должны привести свой внутренний документооборот и локальные акты в соответствие с новыми требованиями законодательства.

Статья 2 вновь принятого закона определяет перечень мероприятий, которые должны произвести работодатели.

Краткая инструкция по шагам:

1. Внесение изменений во внутреннюю документацию организации. Установлено, что с момента вступления в силу поправок в ТК РФ работодатели обязаны привести в соответствие с новыми требованиями все имеющиеся у них локальные акты, касающиеся правил кадрового учета. Кроме этого, изменения должны быть произведены и в текстах должностных инструкций и некоторых иных документов, регламентирующих порядок учета стажа сотрудников.
2. Подготовка локальных актов. Закон обязывает в переходный период осуществлять уведомление сотрудников в письменном виде. Кроме этого, работники, которые пожелают оставить документ на бумажном бланке, имеют право на это путем подачи заявления.

Соответственно, организации обязаны подготовить проекты уведомления и заявлений в самостоятельном порядке.

Образец заявления работника о переходе на электронные трудовые книжки:

Рассылка уведомлений должна быть завершена до конца июня 2020 года.

Что касается форм документов, которые следует направлять в пенсионный фонд, то их разрабатывает непосредственно ПФР. Они же являются обязательными к использованию.

Нужно ли работнику заполнять заявление о переходе на электронный вариант

Переход на цифровые трудовые книжки, инициированный государственными органами, предполагает, что охват граждан в рамках данной реформы будет максимальным. В этой связи закон не обязывает граждан подавать какие-либо заявления для того, чтобы в отношении его трудовой деятельности применялись новые правила учета.

На работодателя же возложена обязанность уведомить работника в письменном виде о предстоящих изменениях. Таким образом, переход на электронный формат произойдет, по сути, в автоматическом режиме.

Можно ли по запросу работника оставить бумажный вариант

При подготовке рассматриваемых в статье изменений их инициаторы подчеркивали, что переход будет осуществляться исключительно на добровольной основе. На практике это означает, что те работники, которые захотят оставить документ на бумажном бланке, могут самостоятельно подать соответствующее заявление в кадровый отдел организации, где они трудятся.

Осуществить это необходимо до 31 декабря 2020 года. Если же заявления со стороны работника не поступит, то по истечению указанного срока его трудовая книжка ему будет выдана на руки, а весь учет его деятельности в качестве наемного сотрудника в дальнейшем будет осуществляться по новым правилам.

Какие сведения будет содержать документ

Введение электронных форм учета предполагает большую открытость сведений о трудовой деятельности граждан. Получить их можно как путем личного обращения, так и путем обращения к электронным порталам.

Кроме этого, иметь доступ к ней можно будет с мобильных устройств через соответствующее приложение. Внесение какой-либо платы, госпошлины или осуществление сбора за предоставление подобного рода сведений закон не предусматривает.

При необходимости граждане могут получить и бумажную выписку из ПФР, которую можно использовать как обычный бланк трудовой книжки. При этом ее объем будет аналогичен тому, что содержался в традиционных документах.

К числу подобных сведений относятся:

• личные данные работника;
• места работы (работодатель);
• должности;
• квалификация;
• периоды работы;
• основания для приема и увольнения;
• реквизиты соответствующих документов.

Плюсы и минусы нововведения

Введение цифрового формата учета трудовой деятельности имеет следующие положительные стороны:

• техническое упрощение документооборота;
• надежность и сохранность сведений;
• простота в получении выписки;
• невозможность искажения сведений о стаже.

Минусов в данном случае практически нет, однако следует учитывать, что организации могут понести бюрократическую нагрузку, связанную с предоставлением дополнительной отчетности в ПФР.

В какие сроки будет происходить переход

Конкретных сроков завершения перехода на электронные документы попросту нет, поскольку эта процедура является добровольной и многие граждане, решившие сохранить бумажный бланк, смогут это сделать.

Однако необходимость в оформлении нового документа при первом поступлении на работу исчезнет после наступления 2021 года. Таким образом, осуществление полного перехода на такой документооборот предполагает определенную степень поступательности.

Как будет происходить процесс ведения электронных трудовых книжек

Учет трудовой деятельности работников будет осуществляться пенсионным фондом. Работодатели же обязаны подавать сведения о ней. Для этого предусмотрена специальная форма СЗВ-ТД.

Установлено, что работодатели будут обязаны подавать его в ПФР при приеме или увольнении сотрудников. Причем сделать это нужно не позднее одного рабочего дня, который следует за датой издания приказа.

Небольшие организации (до 25 человек в штате) вправе предоставлять отчетность как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа. Более крупные предприятия должны подавать сведения только через интернет посредством специальной программы, предоставляемой ПФР бесплатно. При этом допускается использование программ сторонних разработчиков. Подписываются электронные отчеты усиленной ЭЦП.

Полезное видео

Предлагаем посмотреть интересное видео по теме: