Что такое реестр больничных листов
Со 2 мая 2021 года у работодателей некоторых регионов России появилась новая обязанность, заключающаяся в подаче электронных реестров в ФСС, которые содержат сведения о больничных листках. Бухгалтеры должны хорошо разбираться в правилах заполнения данных реестров, поскольку наличие ошибок приводит к необходимости подачи исправленных документов.
Данная документация обязательна только в регионах, которые выбраны для участия в пилотном проекте, предназначенном для автоматизации документооборота. Благодаря таким реестрам обеспечивается возможность проверить подлинность любого больничного листка.
Содержание
Понятие
Они представлены новой документацией, которая заполняется страхователями или непосредственно застрахованными лицами, после чего передается представителям ФСС. Это позволяет правильно начислить пособие по временной нетрудоспособности. Пилотный проект по применению этой документации действует в нескольких регионах страны.
Благодаря данному проекту планируется перечисление прямых выплат, поэтому часть суммы будет перечисляться напрямую из ФСС, а остальное оплачиваться работодателем. В субъектах РФ, которые не участвуют в проекте, все средства перечисляются только руководителем фирмы, причем такая система считается «зачетной». Для этого компании передают работникам ФСС больничные листки по почте или при личном посещении организации. Исключением выступают только электронные листки.
Кому и когда надо отправлять в ФСС документ
Благодаря пилотному проекту у граждан появилась возможность получать прямые выплаты от ФСС, а не через работодателя. Такие нововведения коснулись многих видов выплат, к которым относится:
- пособие при временной нетрудоспособности за первые три дня больничного;
- выплата на погребение;
- дополнительные выходные дни, предназначенные для ухода за детьми-инвалидами.
Ранее работодатели перечисляли средства работников из своих средств, после чего подавали документы представителям ФСС для получения возмещения.
Если в компании или у ИП работает больше 25 человек, то информация о больничных листках вносится в специальные электронные реестры больничных, созданные по утвержденным формам. Для работы требуется ЭЦП, а также возможность использования сервиса, предназначенного для обмена сведениями с ФСС. Если численность сотрудников не превышает 25 человек, то работодатель самостоятельно принимает решение о том, будет ли пользоваться электронным реестром или бумажной документацией с описью.
Как правильно заполнять
Законодательно установлено 3 унифицированные формы реестра, которые предназначены для различных выплат. Данные бланки утверждены приказом ФСС №26 в феврале 2021 года.
По материнству или временной нетрудоспособности
Данный документ состоит из нескольких граф, каждая из которых обладает своим предназначением. Ставятся прочерки в графах, которые не относятся к конкретному случаю, по которому оформлялся больничный листок. Поэтому при заполнении документа учитываются правила:
| Номер графы | Содержание |
| 2-4 | ФИО застрахованного лица |
| 5 | Дата рождения гражданина, получающего пособие |
| 6 | Адрес прописки по паспорту или иному документу |
| 7 | Графа заполняется, если гражданин предпочитает получить средства по почте или иное учреждение, а если средства перечисляются на счет, то ставится прочерк |
| 8 | ИНН заявителя |
| 12-15 | Заполняется, если пособие перечисляется иностранцу или лицу без гражданства |
| 16 | Указывается форма больничного, который может быть бумажным или электронным документом |
| 17 | Номер листка нетрудоспособности |
| 19 | Приводится код причины оформления больничного, причем ставится как основной двухзначный код, так и дополнительный, состоящий из 3-х знаков |
| 22 | Дата начала и окончания периода больничного |
| 37-38 | Расчетный период, используемый для расчета пособия, причем работник может выбрать другие сроки, для чего в скобках приводится основание и реквизиты заявления |
| 39-40 | Средний годовой заработок специалиста |
| 41 | Графа заполняется, если работник представлен внешним совместителем или трудоустроен на неполный рабочий день, поэтому указывается размер ставки |
| 42 | Указываются реквизиты справки, которая получена совместителем от другого работодателя, причем она должна подтвердить, что гражданин не получил пособие, а также документ содержит сведения о районном коэффициенте |
| 43 | Приводится выбранный метод получения пособия, для чего нужная сумма перечисляется на банковский счет, отправляется почтовым переводом или иным способом. |
Бухгалтер должен ознакомиться с правильным образцом заполнения документа, чтобы не допустить ошибок.
По уходу за ребенком до 1,5 лет
Сотрудницы имеют право ухаживать за новорожденным малышом до того момента, пока ему не исполнится 1,5 лет, получая ежемесячно 40% от среднего заработка. Даже по такому основанию можно получать прямые выплаты из ФСС. Для этого заполняется специальная форма реестра.
| Номер графы | Содержание |
| 2-4 | ФИО, причем важно ориентироваться на данные из паспорта |
| 5 | Статус получателя средств, например, указывается мама или папа, а также оформить выплату может опекун или другой родственник |
| 6 | Официальный адрес прописки гражданина, причем допускается наличие не только постоянной, но и временной регистрации |
| 7 | Адрес проживания, если планируется получение пособия по почте или с помощью другого учреждения, а если деньги будут перечисляться на счет, то ставится прочерк |
| 12-15 | Графы заполняются, если получатель пособия – иностранец или лицо без гражданства |
| 16 | Данная строка предназначена для людей, причисляющихся к льготникам, которые пострадали от радиационных катастроф или проживают в чернобыльской зоне. |
| 17 | Вносятся основные реквизиты приказа, изданного работодателем, а также предназначенного для назначения пособия, а также в скобках указывается дата начала и окончания отпуска |
| 19-20 | Графы заполняются, если один из родителей лишается прав на ребенка или же происходит замена декретного отпуска на отпуск по уходу |
| 21 | Название пособий, которые предоставляются работнику по месту трудоустройства, а также реквизиты документов, на основании которых назначены выплаты |
| 22 | Графа заполняется, если человек занимается уходом за двумя или большим количеством детей, которым еще нет 1,5 лет |
| 23-24 | Указывается расчетный период |
| 25-26 | Приводится средний годовой заработок |
| 27 | Вносятся данные, если специалист трудится неполный рабочий день или является совместителем |
| 28 | Приводятся данные о прерывании отпуска по уходу в связи с разными обстоятельствами, например, при смерти несовершеннолетнего. Дополнительно указывается районный коэффициент, применяемый при расчете пособия. Допускается вносить сведения о разводе родителей. |
| 29 | Выбирается способ получения пособия, для чего указывается банковский счет, почтовый перевод или иной метод. |
Целесообразно заполнять документ на компьютере, чтобы при необходимости внести исправления.
Образец электронной формы реестра:
Что делать при ошибках
Если в реестре отсутствуют те или иные важные данные, необходимые для назначения или расчета выплаты, то сотрудники ФСС в течение 5 дней направят извещения на электронную почту компании, которая используется для взаимодействия с фондом. В течение 1 рабочего дня необходимо подтвердить получение реестра, после чего дается еще 5 дней для внесения исправлений и отправки нового документа с уточненной информацией.
Если сотрудники ФСС не получат реестр в установленные сроки, то повторно отправляется извещение заказным письмом. Если же не будет отправлен скорректированный реестр, то должностные лица организации привлекаются к ответственности по ст. 15.33 КоАП в форме штрафа, размер которого составляет от 300 до 500 руб.
Работа со шлюзом приема отчетности
Отчеты и другие документы в ФСС могут передаваться разными способами. К ним относится личное посещение организации, отправка бумаг почтой или поручение обращения. Другой метод предполагает сдачу отчетностей в электронном формате.
Подача электронной документации возможна несколькими способами, например, через представителя или электронного оператора, а также можно пользоваться шлюзом. Последний вариант считается простым и доступным для каждой организации.
Для его использования выполняются действия:
- осуществляется регистрация на сайте ФСС;
- подается заявление за поручением расширенных прав, позволяющих пользоваться всеми возможностями портала;
- скачивается нужное ПО, которое бесплатно предлагается на сайте учреждения;
- устанавливаются сертификаты удостоверяющего центра фонда и компании;
- подготавливается реестр;
- для подписания документа применяется ЭЦП;
- документация отправляется через шлюз.
При необходимости можно исправить ошибки и повторить процесс отправки. Электронная отчетность сдается до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
Полезная информация об электронных больничных в СБИС:
Реестр больничный листов заполняется компаниями только некоторых регионов, где реализуется пилотный проект. Для его правильного формирования важно пользоваться утвержденной формой и правильной информацией. При обнаружении ошибок приходится вносить корректировки и повторно подавать документацию.
